●查（借）阅人事档案
1、组织委派查阅档案的人员必须是中共党员（需2人以上），查阅人员要填写《查阅人事档案审批表》，严格办理审批手续后才能查阅，并在档案室内阅看。
2、外单位查阅本校管理的人事档案，要凭查档介绍信填写《查阅人事档案审批表》，写明查阅内容、要求和查阅人，经组织人事处负责人审批后方可查阅。
3、本校各系（部）、处（室）查（借）阅本部门人员的档案，可由党总支（支部）书记和1位党员查阅，并写明查阅内容和要求。
4、干部档案原则上不外借，如确因特殊情况必须外借时，经组织人事处负责人批准，并在“审批表”上说明理由，限十五天内归还。
5、外借的干部档案必须妥善保管，不得擅自转借他人。不得给本人或无关人员阅看。任何个人不得查阅、借用或私藏本人及其亲属的档案材料。使用干部档案时，不得拆散、抽换、圈划、加批、涂改和损坏。如有损坏干部档案者，应视情节轻重追究责任，严肃处理。
6、未经组织人事处负责人同意不得复制档案内容。
●对归档材料的要求
1、必须是办理完毕的正式文件材料。
2、必须完整齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。
3、必须手续完备。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须经本人见面鉴定（本人见面后未签字的由组织注明）。任免呈报表（包括上报的考察材料）和录用聘用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。出国、出境审批表，要注明出去和返回的时间及出去的目的。
4、档案材料须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
●收集的方法
1、形成干部档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交组织人事处归档。
2、组织人事处要经常了解和掌握形成干部档案材料源的信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。
3、组织人事处发现送交的归档材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。
4、接到应归档案材料后，要及时登记入档案。
